Übersicht
Systemstatus & KI-Nutzung aller Mandanten
Mandanten
Konfiguration, KI-Schlüssel, Domains & Abrechnung je Betrieb
Alle Mandanten
Neuer Mandant
Stammdaten
Legt Icon, Bezeichnungen (z. B. „Patienten“ statt „Leads“) und Branchen-Tipps im Kunden-Dashboard fest.
Leistungen & Kontakt
KI & Kanäle
AES-verschlüsselt gespeichert, nie wieder angezeigt. Leer lassen = unverändert. Abrechnung läuft über diesen Key.
System-Prompt & Rolle
Ersetzt nur die Rollen-/Aufgaben-Einleitung. Regeln, Lead-Erfassung, Terminbuchung und Branchen-Sicherheit bleiben immer aktiv – der Bot lässt sich damit nicht „kaputt"-konfigurieren. Leer = Standard.
Zeigt den fertigen Prompt inkl. der Persona oben (auch ungespeichert).
Wissen & Antwortsteuerung
Zum Vorbefüllen beim Onboarding. Der Kunde ändert alles selbst im Dashboard unter „Wissen"; die Schnell-Einstellungen (Toggles) pflegt er dort.
Sicherheit & Zugang
Kunde legt CNAME
→ book.sofortreply.com an; danach hier freischalten (Cloudflare for SaaS).Kunde legt CNAME
→ book.sofortreply.com an; danach hier freischalten. Läuft über dieselbe Cloudflare-for-SaaS-Registrierung wie die Buchungs-Domain.Abrechnung / Plan
Sichtbar im Kunden-Dashboard unter „Abrechnung". Seat = buchbare Ressource. Beträge in Euro. Grenzen sind weich (nur Hinweis, kein Block).
Rechnungen
Add-ons (kostenpflichtige Zusatzmodule)
Pro Mandant freischaltbar – unabhängig vom Tarif. Monatsgebühr zusätzlich zum Basispreis.
Erst den Mandanten anlegen/speichern, dann ist die Abrechnung verfügbar.
CI / Branding (Widget-Aussehen)
Buchungsseite (Design)
Ansprechpartner auf der Buchungsseite (optional)
Terminbuchung
„Reservierungs-Anfrage“: kein Slot-Kalender – Anreise/Abreise/Personen werden als Anfrage erfasst und landen als Lead.
Füllt Leistungen, Zusatzfelder, Zeiten & Ressourcen-Bezeichnung passend zur Branche vor. Danach frei anpassbar.
Zusatzfelder optional nach dem 2.
|, per Komma: Label:typ (text, number, tel, email, select(A;B;C)), * = Pflicht.Leer = ohne Ressourcen. Eigene Öffnungszeiten pro Mitarbeiter optional (sonst gelten die Zeiten oben). Jede:r bekommt eine eigene Kalender-Abo-Adresse (in der Karte, nach dem Speichern).
Bei aktivem Schalter + verbundenem Outlook/M365-Konto wird pro Buchung automatisch ein Teams-Meeting erzeugt und der Join-Link an Kunde & Team geschickt (Mail + Kalender). Benötigt ein Geschäftskonto mit Teams.
Bei jeder Buchung wird eine Kalendereinladung (.ics) an diese Adresse bzw. an die Mitarbeiter-E-Mail geschickt → Termin landet sofort im Kalender.
Absender aller Termin-Mails dieses Mandanten. Format
Name <mail@domain> oder nur mail@domain. Domain muss in Resend verifiziert sein. Leer = globaler Standard-Absender.Sammel-Adresse aller Termine. Pro Mitarbeiter siehe jeweilige Karte oben.
Geheime iCal-Adresse aus Google/Outlook/Apple. Belegte Zeiten werden automatisch gesperrt (read-only, einweg).
⚠ Mandant löschen
Entfernt diesen Mandanten unwiderruflich: alle Leads, Buchungen, Kontakte, Bewerber samt hochgeladenen Dateien, Nutzerkonten und Einstellungen. Das lässt sich nicht rückgängig machen – nur ein Backup könnte die Daten zurückholen.
Logins
Agentur-Admins und Kunden-Zugänge verwalten
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Tickets
Support-Anfragen, Hinweise & Feature-Wünsche aller Mandanten
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Ticket
Sicherheit
Zwei-Faktor-Authentifizierung für dein Agentur-Konto
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
Für Agentur-Admins ist ein zweiter Faktor Pflicht. Richte optional eine Authenticator-App ein – sie ist stärker und funktioniert offline.
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Audit-Protokoll
Mandantenübergreifend: Rollen-/Rechteänderungen, DSGVO-Aktionen, Datensatz-Löschungen sowie Login-/Sicherheitsereignisse. Jeder Eintrag ist HMAC-gesiegelt.
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Compliance / Go-Live
Pflichtangaben je Mandant: Impressum, Datenschutz und AV-Vertrag (Art. 28) – mit versiegeltem PDF
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Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 Abs. 2 DSGVO)
Liste der Verantwortlichen (= Mandanten) und je Mandant die tatsächlich aktiven Verarbeitungen – automatisch aus dem Datenbestand, also stets aktuell. SofortReply handelt hier als Auftragsverarbeiter.
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